Юридический аспект общения с заказчиком

В журнале «Креативный директор» вышла моя статья о том, каким должен быть оптимальный договор с заказчиком.

От каких неприятностей страхуют разделы и пункты контракта

Если в отношениях с заказчиком дело доходит до суда, креатору о многом приходится жалеть: что не оговорен регламент работ и подачи материалов, что переговоры шли по телефону и нигде не записаны. Короче, о недостатке бюрократии, а главное — о договоре, составленном «для галочки». Ведь каждый пункт договора призван защитить стороны от неприятностей.

Договоры, отчеты, акты — кому охота заниматься этой скукотой, когда вокруг бьет ключом и фонтанирует идеями креативная жизнь? Особенно, если заказчик снисходительно хлопает творческого подрядчика по плечу: «Да ладно, зачем какие-то договоры. Мое слово — закон!» Остается только радостно согласиться и приступить к работе. На заре существования агентства PUNK YOU его основатели не стремились формализовать отношения с дорогими клиентами. Типовой договор умещался на двух машинописных листах. Содержал он минимум информации: предмет договора, сроки, цена. Если заказчиков немного, и все они — старые знакомые, то в известной степени можно положиться на их добропорядочность. Но когда клиентская база активно растет, то и проблемы множатся: задерживают выплат, не выполняют обязательства, злоупотребляют лояльностью исполнителя. Столкнувшись с ними в полном объеме, мы собрались, подумали и составили новый типовой договор. За основу взяли документ Студии Лебедева, доступный в сети. Это достойный образец, выстраданный годами практики. Конечно, он не идеален: многое в нем кажется лишним, и наоборот, многие детали раскрыты недостаточно, но он стоит как минимум внимательного изучения. Исследовав его в сотрудничестве с юридической службой, мы взяли из него лучшее и дополнили собственным «выстраданным». Каждый раздел договора наполнен смыслом. 

Играем по-ученому

Известно, что ученые люди в любом споре сначала договариваются об однозначном понимании терминов. Если мы с партнером сделаем то же самое, то, возможно, вообще избежим споров: чтобы не допускать двоякого толкования профессиональных терминов, очень важно расшифровать их в самом договоре. Это распространенная юридическая практика. Определения слов можно брать из любых источников, например, из Википедии или словарей, главное, чтобы они верно отражали суть выполняемой работы.

Практика:
Расхождения в определении такого распространенного понятия, как «дизайн-концепция», чреваты потерями времени и переработками. Такое было в нашей практике: клиент под дизайн-концепцией понимал уже работающий в браузере, сверстанный в HTML макет, где уже можно нажимать на ссылки. Представитель заказчика ссылался на опыт работы с другой студией, которые показывали сверстанный макет, и требовал от нас того же. 

После дипломатичного, но настойчивого выяснения «понятий» было подписано отдельное дополнение к договору. Оно, в частности, уточняло, что «дизайн-концепция сайта» представляется в виде неинтерактивного графического файла.

§: Предмет и сроки

Самая содержательная часть договора, описывающая суть сотрудничества: что обязуется сделать исполнитель и в какие сроки. При желании можно разбить работу на этапы и каждый оговорить отдельно. Сегодня популярна форма рамочного договора, который используется при долгосрочном сотрудничестве или в случае сложного проекта со множеством работ. Тогда удобнее подписать один общий договор, а параметры конкретных работ документировать в виде приложений к нему. Так согласование документов займет меньше времени. В случае рамочного договора пункт «Предмет и сроки» гласит: «Исполнитель принимает на себя обязательства по оказанию рекламных услуг, разработке креативных концепций, дизайна рекламных и полиграфических материалов. Детализация услуг осуществляется в Приложениях к настоящему Договору, которые являются неотъемлемой часть настоящего Договора».

Практика:После успешного выполнения одного-двух проектов клиент изъявляет желание работать с нами постоянно. Но на согласование договора в юридической службе клиента каждый раз тратится около недели чистого времени. Чтобы избежать проволочек, мы предлагаем клиенту, а иногда и он нам, заключить рамочный договор. Плюс такого договора именно в быстром согласовании деталей при большом количестве разных работ. Минус в том, что если потребуется внести изменения в основной договор, придется заново проходить все процедуры согласования. 

§: Права и обязанности

Здесь указаны обязательства и права клиента и агентства относительно друг друга. Исполнитель обязан качественно и в срок выполнять работу, а заказчик — своевременно принимать результат и оплачивать его. Кроме того, заказчик должен своевременно предоставлять все исходные материалы, а исполнитель — раскрывать информацию о ходе работ и предоставлять клиенту доступ к результату. Все стандартно и похоже на шаблонные нормы, закрепленные в ГК РФ, кроме одного важного пункта — «ответственное лицо». Здесь указано имя человека, который будет отвечать за проект со стороны заказчика. Цель простая: ограничить вмешательство в рабочий процесс третьих лиц. Разумеется, заказчику никто не мешает ежедневно созывать весь совет директоров на четырехчасовое совещание по вашему проекту, но вы имеете полное право решать все возникающие вопросы только с одним человеком, наделенным всеми полномочиями согласно указанному пункту. Это страхует от активности десятка менеджеров, которым «тоже поручили вести данный проект». Бывает и так: проект начинал вести один менеджер, а продолжает другой — по объективным причинам, например, первый уволился. Что делать в таких случаях? Все просто: оформить этот факт дополнительным соглашением к договору.

Практика:

Однажды наш клиент игнорировал этот пункт договора и на каждую встречу приводил новых людей, которые высказывали свое мнение по проекту. Мы не стали указывать клиенту на договор, оставив его как последний аргумент, а просто мягко сказали примерно следующее: «Если вы считаете, что мнения всех этих людей очень важны для проекта, давайте введем их в курс дела полностью и начнем работу сначала. Пока же их вмешательство только тормозит ход работы, что создает неудобства и для нас, и для вас». Клиент согласился с нашей позицией. 

§: Порядок расчетов

Очень важный пункт, в котором закрепляется цена работы, если нужно, с разбиением на этапы, а также порядок расчетов: каким образом и в какой срок оплачивается результат. Раньше мы придерживались схемы «100% или 50% предоплата». Теперь разбиваем работу на четкие этапы, каждый с полной предоплатой. Это очень удобная схема: она позволяет более гибко резервировать время работников студии и практически исключает торможение работ по вине заказчиков. Агентство получает предоплату за этап и полностью отрабатывает его, а если заказчик не готов перейти к следующему шагу, то он его не оплачивает, а мы переключаемся пока на другие работы. В общем случае, например при создании рекламной кампании, этапы такие:

• разработка концепции и подготовка ее презентации в виде текстового описания и эскизов,
• финальная визуализация утвержденной концепции,
• верстка рекламных модулей под различные каналы размещения рекламы.

§: Сдача-приемка работ

Самый важный пункт, ради которого, собственно, такой длинный договор и нужен. Тут детально оговариваются процессы утверждений и переделок. В частности, определяется срок утверждения итогов работы или промежуточных итогов. Процитируем этот пункт полностью: «По окончании работ со своей стороны Исполнитель направляет Заказчику результат работ, и в течение трех рабочих дней с момента получения Заказчик обязуется принять работу (путем подписания Акта сдачи-приемки работы) либо отправить Исполнителю мотивированный письменный отказ в приемке, указав на необходимость доработки макетов. Мотивированный отказ должен содержать перечень несоответствий выполненной работы Брифу (Приложение к настоящему Договору) либо условиям настоящего Договора или Приложений». Обратите внимание, что при приеме работы обязательно подписывается отдельный документ — акт приема-передачи либо подписанный заказчиком мотивированный отказ. Если отсутствует один или второй документ, работа признается принятой, и далее агентство получает возможность подавать иск в суд, в случае, если заказчик не выплачивает причитающуюся часть оплаты. Остается одна тонкость: надо зафиксировать факт отправки готового продукта клиенту.

«Базовый» способ: передавать работу лично, с курьером или менеджером, и по факту доставки требовать подпись о том, что документы или файлы получены. Хотя этот способ не гарантирует защиту от любых проблем: файлы могли на диск не записаться или заказчику были отправлены не те эскизы.

Оптимальный способ: переслать работу по электронной почте или с курьером, на всякий случай дублировать по обычной почте, «бумажной», в этот же день. Первое легко и быстро, а второе поможет, если потребуется доказать факт отправки и доставки отправления. Конечно, фиксировать буквально каждый «чих» — занятие муторное, но при возникновении неприятных ситуаций позволяет избежать болезненных конфликтов.

Практика:
Слышали от коллег дикую историю. После длинных проволочек с платежами клиент вдруг начал утверждать, что, мол, на диске файлов не оказалось, платить не за что. Так как проект еще не был окончен, а шел второй этап, агентство вернуло часть предоплаты и прекратило все отношения с заказчиком.

§: Ответственность и гарантии

Этот раздел, в частности, регулирует действия исполнителя в случае, если заказчик затягивает предоставление исходных материалов. В ответ исполнитель может увеличить сроки выполнения работ, изменить условия оплаты, расторгнуть договор или прибегнуть к другим оговоренным мерам воздействия на безалаберного клиента. Разумеется, все достигнутые договоренности должны быть оформлены как дополнительное соглашение к договору и подписаны с обеих сторон. Также в разделе описана взаимная ответственность сторон в случае нарушения авторских прав третьих лиц. Впрочем, об интеллектуальной собственности мы поговорим подробнее чуть ниже. 

§: Форс-мажор

В целом раздел соответствует общим положениям гражданского законодательства, поэтому подробно на нем останавливаться не будем. 

§: Срок действия и порядок расторжения

Договор действует до тех пор, пока стороны не исполнят свои обязательства до конца либо не будет расторгнут по их инициативе. Это принято признавать по умолчанию. Но бывает важно уточнить, что пункт, посвященный сохранению коммерческой тайны по проекту, действует бессрочно—даже после прекращения действия всего договора. Это относится к положениям, касающимся интеллектуальной собственности и материалов, которыми обменивались стороны. Особняком в этом разделе стоит следующее положение: если договор вдруг расторгается по инициативе заказчика или вследствие неисполнения им своих обязанностей, то предоплата ему не возвращается, дабы компенсировать убытки, понесенные агентством.
Последний пункт может показаться спорным, особенно с точки зрения заказчика: поскольку работу было решено свернуть до появления конечного продукта, то и платить не за что. Студии же, напротив, хотят получить оплату за неоконченную работу как за полную. Истина, как водится, где-то посередине. Справедливой будет схема, при которой каждый этап делится на рабочие дни, и возвращается предоплата за те дни, которые оставались до дедлайна на момент расторжения договора. Да, студия в этом случае испытывает некие неудобства. Но по закону оплачиваться должна только фактически понесенные расходы, а не сам факт резервирования рабочего времени команды. Именно об этом говорит статья 717 ГК РФ: в договоре можно предусмотреть, помимо оплаты стоимости собственно работы, расходы на приобретенные, но не использованные материалы, на услуги моделей и сторонних подрядчиков.

Практика:

Работа по созданию рекламы была разделена на три этапа:
1. разработка концепции (10 рабочих дней),
2. финальная визуализация выбранной концепции (15 рабочих дней). Подразумевалась съемка с подбором моделей, с арендой предметов и помещения, ретушь снятых кадров и верстка макета,
3. адаптация макета для разных форматов и размеров модулей. Согласно договору, клиент оплачивал каждый этап предоплатой в размере 100%.
Клиент решил свернуть работу сразу после съемки, на пятый день работ по второму этапу. Мы еще не приступили к ретуши и верстке, и клиенту нужно было вернуть предоплату за оставшиеся десять дней. Но мы уже понесли расходы на оплату работы моделей, аренду студии и предметов в кадре. Клиенту была возвращена предоплата за вычетом стоимости пяти дней работы и указанных дополнительных расходов.

Что может осложнить расчеты с заказчиком в суде

Некоторые наши коллеги оговаривают в своих договорах, что 70% процентов предоплаты не возвращают клиенту в любом случае, даже если он отказался от работы над проектом на следующий день после оплаты. Это своего рода компенсация за резервирование команды на определенный срок. Логика, конечно, в этом есть. Но такое условие оправданно, если график работы агентства очень плотный, и любые неувязки с одним клиентом могут сказаться на других. Это не просто требование «высшей справедливости». В случае судебного разбирательства придется убедительно обосновывать «невозвратную» сумму — какие расходы, убытки или упущенную выгоду понесла студия. 

Также можно отметить пункт о месте проведения судебного процесса на случай самой неприятного завершения сотрудничества. Рекомендуем указать местом рассмотрения дела ближайший к вам арбитражный суд. Это изменит общие правила подсудности, закрепленные в Арбитражном процессуальном кодексе, и позволит сэкономить на поездках в чужой город.

§: Интеллектуальная собственность

Некоторое время наш стандартный договор вопросы авторских прав никак не регулировал, но понемногу, пункт за пунктом, мы начали включать в него соответствующие положения. По большому счету их два: одно касается обязанностей заказчика, другое — исполнителя. Заказчик обязан предоставлять исходные материалы, полностью свободные от претензий третьих лиц. И если исходники все же оказались «нечисты», то ответственность за это несет именно заказчик. Какие именно материалы передаются, фиксируется в передаточном акте. Не забываем, что любое движение информации в обе стороны должно отражаться в документах.
Исполнитель, в свою очередь, гарантирует, что все сделанное им по проекту также не обременено ничьими авторскими правами. И с ответственностью в этом смысле аналогично: если авторство конечной работы вызывает сомнения, то агентство несет за это полную ответственность. Кроме того, договор определяет объем прав, передаваемых клиенту по окончании проекта. Само собой, все права передаются только при подписании акта приема-передачи. Как правило, клиенту доступны все способы трансляции рекламы: по кабелю, в эфире, публикации в печатных СМИ и интернете. Клиенту запрещается изменять дизайн сайта и декомпилировать код сайта и любых полученных программных продуктов. В договоре специально уточняется, что при любом использовании готовой работы, например сайта, клиент обязан сохранять на нем подпись исполнителя: логотип с гиперссылкой на первой странице. Агентство, в свою очередь, получает право использовать имя клиента в портфолио.

Практика: Некоторые, обычно очень крупные, клиенты настаивают на подписании особого приложения к договору — «соглашения о неразглашении». Оно пришло к нам из западной практики, где называется NDA (Non-Disclosure Agreement). В нем указано, что студия не имеет права обнародовать результат работы в течение какого-то срока или вообще бессрочно. Это связано с нежеланием клиента делиться с кем-то популярностью своего бренда и раскрывать конкурентам информацию о своих подрядчиках. Справедливо, что при подписании NDA стоимость проекта увеличивается.
В нашей практике дважды возникали случаи, когда без подписания каких-либо NDA клиент вдруг стал настаивать на удалении любых пресс-релизов о проекте. В одном случае удалось убедить его не делать этого: удалить уже размещенные в СМИ материалы невозможно, а если произойдет, то может повредить репутации как студии, так и клиента. В другом случае клиент без согласования с нами предпринял некорректные шаги, которые, по его мнению, должны были урегулировать ситуацию. Начальник отдела маркетинга зашла на новостной сайт и оставила нелицеприятный комментарий под материалом о проекте. Никаких переговоров после этого с клиентом мы не вели, все было оставлено, как есть. 

Не надо самодеятельности

Будет справедливо дополнить охрану интеллектуальной собственности некоторыми нюансами отношений исполнителя и заказчика. Например, не разрешать клиенту использовать готовые материалы «не по назначению». Скажем, картинки, нарисованные для сайта, нельзя использовать в фирменном буклете или в рекламе. Бывает, что клиент без ведома агентства что-то самовольно меняет в уже принятой работе. Это может произойти потому, что к клиенту пришел новый менеджер проекта, который, по его мнению, лучше знает, как делать сайты и дизайн. Или сам клиент пообщался с женой или друзьями, и было решено перекрасить логотип под цвет обоев в спальне. Бороться с этим практически невозможно, увы. Пожалуй, единственное, что можно сделать — с достоинством попросить удалить вашу подпись с работы. Это можно прописать в договоре отдельным пунктом.

Практика:В нашем агентстве такое происходило несколько раз. В случае с сайтами все решалось стандартно: мы звонили и просили клиента убрать наш логотип. Иногда клиент интересовался, почему? Следовало деликатное объяснение ситуации: «сделанные вами или вашими новыми подрядчиками изменения, по нашему мнению, не соответствуют качеству нашей работы. Наш логотип может ввести в заблуждение посетителей и навредить нашей репутации». Во всех случаях клиент соглашался убрать подпись.
Один раз имело место самовольное изменение клиентом (органом государственной власти) логотипа. Звонки ничего не дали («наш начальник лучше знает, это его сын пририсовал листочки!»), и мы убрали работу из своего портфолио и удалили упоминания о ней в сети, насколько это возможно. 

С чем чаще всего спорит клиент

Конечно, не каждый клиент привык, что подрядчик предлагает ему воспользоваться собственной, не самой стандартной и лаконичной формой договора. Претензии к документу возникают часто: заказчики удивляются дотошности исполнителя и выражают недовольство конкретными пунктами договора.

Лидеры по появлению в протоколе разногласий.

Пункт о том, что заказчик обязан в течение трех рабочих дней либо принять работу, либо предоставить мотивированный отказ, в противном случае работа автоматически будет считаться принятой. Клиентам не нравится, что кто-то вздумал ограничить их время на раздумья. Поэтому они просят совсем убрать этот пункт. Как правило, мы не идем на тотальное исключение, но предлагаем компромисс: увеличить срок до 5 или даже 7 рабочих дней. Часто клиент не укладывается и в эти сроки. Обычно мы терпеливо ждем. Когда же приходится слишком долго, по две недели и больше, ожидать ответа на каждое изменение в макете, мы сначала мягко напоминаем ему о сроках, затем просим встречи с руководством. Мы объясняем, что чрезмерно неспешное реагирование клиента вредит нашему общему делу, и напоминаем, что у клиента всегда есть право отказаться от работы с нами, если его что-то не устраивает. 

Пункт о том, что если заказчик сам не соблюдает сроки реагирования или пишет немотивированные отказы, то это лишает его права ссылаться в суде на нарушение сроков студией. Часто звучит просьба убрать этот пункт: юристов заказчика пугает, что их чего-то лишают.

Ответственность клиента по поводу авторских прав на предоставленные им материалы. Здесь мы честно объясняем, что даже удалив этот пункт из договора, мы ничем ему не поможем: ответственность за нарушение прав третьих лиц останется на поставщике материалов. А пункт договора призван еще раз напомнить заказчику об осторожности.

Досудебное разрешение споров

Столь сложный договор имеет первоочередной целью не помогать в суде, а скорее дополнительно страховать от самого неприятного — судебного спора. Однако между возникновением разногласий и судебным разбирательством существует еще одна стадия — досудебный (претензионный) порядок разрешения споров. Если одна из сторон нарушает договор, то другая должна направить в ее адрес письменную претензию с требованием устранить нарушение: предоставить необходимые материалы, отозваться на отправленный запрос или оплатить причитающееся. Обычно подразумевается, что реакция на претензию должна последовать в течение одного календарного месяца. Если за это время нарушение не было устранено, то можно обращаться в суд. Претензионный порядок может быть не предусмотрен договором, в этом случае стороны встречаются сразу в суде. Однако рекомендуем все же включить его в договор — никому не помешает дополнительная подушка безопасности.

Практика:
Когда один из клиентов задерживал оплату в течение месяца, не отвечая на звонки, а в конце концов заявил: «Не звоните мне больше, когда будут деньги, тогда и оплачу, ясно?!», мы действительно не стали ему больше звонить, а отправили письменную претензию. Текст был примерно такой: «Тогда-то стороны заключили такой-то договор, в котором было зафиксировано, что когда исполнитель заканчивает работу, клиент обязан ее оплатить. Работа окончена такого-то числа, что было зафиксировано почтовым отправлением, а также актом приема-передачи работы. Согласно договору заказчик обязан был оплатить оставшуюся часть в течение трех рабочих дней с момента окончания работы, однако не сделал этого. Требуем оплатить оставшуюся часть вознаграждения к такому-то числу (указан месячный срок со дня отправления клиенту претензии), в противном случае мы оставляем за собой право обратиться в суд».
Претензия возымела действие: через два дня на наш счет поступили деньги. 

Какие бывают приложения

Все, о чем договариваются стороны до начала работы или в ее процессе, следует обязательно оформлять как приложения к договору: брифы, технические задания на сайты, детализация списка работ, изменение цен или сроков выполнения проекта. Приложения к рамочным договорам вообще должны содержать ту конкретику, которая не входит в «материнское» соглашение: предмет, срок, цену и прочие нюансы работы. Если в проекте участвуют живые модели, то с ними подписывается специальное соглашение, в котором модель дает согласие на использование ее изображения в коммерческих целях. Так требует Закон — ст. 152.1 ГК РФ. Модель отказывается от каких-либо претензий, а также от права распространять предоставленный ей материал, если, например, исходники фотосессии отдаются ей на руки в качестве бонуса. Это бывает полезно, чтобы сделанные для крупного проекта снимки не начали утекать в различные социальные сети «на аватарки». Агентство, в свою очередь, гарантирует, что материал с моделью не пойдет в другие коммерческие проекты. Это было бы нечестно. Соглашения с моделями не передаются клиенту, а остаются у исполнителя. 

О пользе бюрократии

Сложно ли агентству самому придерживаться такого сложного документа? Поначалу — да. Но это как организация некоей сложной, но очень мощной системы: достаточно наладить ее один раз, чтобы надолго облегчить себе жизнь. Запастись доказательствами для суда — не главная цель всех юридических строгостей в работе с заказчиком. Гораздо важнее другая функция договора — дисциплинировать, причем не только заказчика, но и себя. Подробный договор с четко обозначенным порядком работ, как постоянное молчаливое напоминание о собранности и дисциплине, приучает обе стороны быть вежливыми, ценить время друг друга. Но самое главное: помогает создавать талантливые, креативные и эффективные проекты, которые еще долго будут радовать и студию, и ее счастливых клиентов.

Написано в 2011 году для журнала «Креативный директор»